La PEC (posta elettronica certificata) è l’equivalente di una posta elettronica tradizionale che ha in aggiunta caratteristiche di certificazione e sicurezza della trasmissione.
La Posta Elettronica Certificata è quindi un sistema di posta elettronica nel quale è fornita al mittente documentazione elettronica, con valenza legale, attestante l'invio e la consegna di documenti informatici.
Il gestore di posta elettronica certificata infatti fornisce al mittente una ricevuta che costituisce prova legale dell’avvenuta spedizione del messaggio e dell’eventuale documentazione allegata.
Le informazioni contenute nella trasmissione sono opponibili ai terzi.
La PEC sostituisce la raccomandata con ricevuta di ritorno nei rapporti ufficiali con altri soggetti che dispongono di posta certificata.
Attivazione di un indirizzo di Posta Elettronica Certificata
L'indirizzo di posta elettronica certificata può essere rilasciato dai Gestori iscritti nell'Elenco Pubblico previsto dal D.P.R. 68/2005 e tenuta da DigitPA – Ente nazionale per la digitalizzazione della Pubblica Amministrazione.
Per maggiori informazioni sui Gestori iscritti nell'Elenco Pubblico, sulla Posta Elettronica Certificata, la sua validità legale e il suo utilizzo è possibile consultare il sito www.digitpa.gov.it/pec.
Obbligo della PEC per le imprese costituite in forma societaria
Dal 29 novembre 2008 le imprese costituite in forma societaria sono tenute a indicare il proprio indirizzo di posta elettronica certificata nella domanda di iscrizione al Registro delle Imprese.
L'obbligo riguarda sia le imprese di nuova iscrizione che le imprese già esistenti, le quali devono provvedere entro il 29 novembre 2011 (termine prorogato al 30 giugno 2012).
L'art. 16 comma 6 del Decreto Legge n. 185 del 29/11/2008 pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 280 S.O. convertito con modifiche dalla legge n. 2 del 28/01/2009 pubblicata nella Gazzetta Ufficiale n. 22 del 28/01/2009 S.O. recita:
"Le imprese costituite in forma societaria sono tenute a indicare il proprio indirizzo di posta elettronica certificata nella domanda di iscrizione al registro delle imprese o analogo indirizzo di posta elettronica basato su tecnologie che certifichino data e ora dell'invio e della ricezione delle comunicazioni e l'integrità del contenuto delle stesse, garantendo l'interoperabilità con analoghi sistemi internazionali.
Entro tre anni dalla data di entrata in vigore del presente decreto tutte le imprese, già costituite in forma societaria alla medesima data di entrata in vigore, comunicano al registro delle imprese l'indirizzo di posta elettronica certificata. L'iscrizione dell'indirizzo di posta elettronica certificata nel registro delle imprese e le sue successive eventuali variazioni sono esenti dall'imposta di bollo e dai diritti di segreteria."
Ciò premesso, le domande d'iscrizione al Registro Imprese, relative alle imprese costituite in forma societaria, devono contenere l'indicazione dell'indirizzo di posta elettronica certificata della società.
Inoltre, le imprese già costiutite in forma societaria alla data di entrata in vigore del decreto legge n. 185/2008 devono comunicare l'indirizzo di posta elettronica certificata dal Registro Imprese entro tre anni dall'entrata in vigore dello stesso decreto (29.11.2011).
La domanda relativa all'iscrizione dell'indirizzo di Posta Elettronica Certificata e le sue successive eventuali variazioni sono esenti dal pagamento dell'imposta di bollo e dei diritti di segreteria.
Il Ministero dello Sviluppo Economico ha precisato con la Circolare n. 3645/C del 03.11.2011 che i soggetti obbligati sono i seguenti:
• le società di capitali e di persone
• le società semplici
• le società cooperative
• le societa in liquidazione
• le società estere che hanno in Italia una o più sedi secondarie.
Inoltre, il Ministero dello Sviluppo Economico nella stessa circolare ha evidenziato che il mancato rispetto di tale termine comporta l'applicazione delle sanzioni previste dall'art. 2630 del Codice Civile in capo al legale rappresentante dell'impresa costituita in forma societaria.
La "PEC del cittadino" (riconoscibile dal dominio @postacertificata.gov.it) non può essere utilizzata dall'impresa come indirizzo elettronico e pertanto non può essere iscritta al Registro Imprese.
La domanda di Comunicazione Unica da presentare telematicamente al Registro Imprese per comunicare l'indirizzo PEC può essere effettuata utilizzando gli applicativi informatici ComUnica Fedra e ComUnica Starweb o attraverso altri software compatibili.
ComUnica Fedra e ComUnica Starweb sono disponibili gratuitamente sul sito www.registroimprese.it.
Inoltre è possibile utilizzare la procedura semplificata presente sul sito www.registroimprese.it che consente al legale rappresentante della società, in possesso di dispositivo di firma digitale, di comunicare la PEC direttamente al Registro Imprese. Se il legale rappresentante della società è in possesso di firma digitale, si consiglia di utilizzare questo strumento per effettuare l'adempimento in modo semplice e veloce.
Per le modalità di predisposizione e presentazione della domanda da inviare al Registro delle Imprese con ComUnica Fedra, ComUnica Starweb o altri software compatibili, è necessario che il rappresentante legale/amministratore della società, il professionista incaricato (commercialista iscritto nella sezione A dell'Albo dei dottori commercialisti ed esperti contabili) e il procuratore speciale/delegato si attengano alle indicazioni illustrate nella "Guida alla compilazione della pratica di Comunicazione Unica per la dichiarazione della PEC delle società" predisposta dall'Ufficio del Registro delle Imprese di Roma.
Normativa di riferimento
La Posta Elettronica Certificata è regolamentata da apposite normative:
- "Regolamento recante disposizioni per l'utilizzo della posta elettronica certificata, a norma dell'articolo 27 della L. 16 gennaio 2003, n. 3" (DPR 68/2005);
- "Regole tecniche per la formazione, la trasmissione e la validazione, anche temporale, della posta elettronica certificata" (DM del 2 novembre 2005, pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n. 266 del 15 novembre 2005);
- Art. 16 comma 6 del Decreto Legge n. 185 del 29/11/2008 convertito con modifiche dalla legge n. 2 del 28/01/2009;
- Circolare n. 3645/C del Ministero dello Sviluppo Economico per l'Iscrizione nel Registro Imprese dell'indirizzo di posta elettronica certificata delle imprese costituite in forma societaria (art. 16, c. 6, del Decreto Legge 185/2998) - Approssimarsi del termine. Indicazioni operative.
