Si informa che è attivo il servizio “Libri Digitali”, che consente alle imprese di gestire e conservare digitalmente, in modo semplice ed efficace e con rilevante risparmio di costi, i libri d’impresa (sociali e contabili) e che sostituisce completamente la tradizionale modalità cartacea di tenuta, vidimazione, archiviazione e conservazione a norma dei libri, con pieno valore legale.
Il servizio, oltre alla conservazione a norma, garantisce l’immodificabilità nel tempo delle scritture, il rispetto della privacy e l’accesso al solo rappresentante dell’impresa e ai suoi delegati.
Il servizio è rivolto a tutte le tipologie di impresa, quindi sia a imprese individuali sia a società di persone o capitali, con sede legale a Roma e provincia.
La bollatura dei libri sociali e di altri libri previsti da leggi speciali viene effettuata dal Registro Imprese e dai notai a meno che la legge stessa non indichi espressamente un altro ente competente.
L'Ufficio del Registro Imprese di Roma è competente ad effettuare la bollatura dei libri di imprese aventi sede legale o secondaria nell'ambito della provincia di Roma.
Il servizio di bollatura libri è disponibile anche in modalità digitale.
Libri e Registri soggetti a bollatura
A norma dell'art. 2421 c.c. le società di capitali sono obbligate alla bollatura e alla numerazione dei seguenti libri:
- Il libro dei soci
- Il libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee
- Il libro delle adunanze e delle deliberazioni del consiglio di amministrazione o del consiglio di gestione
- Il libro delle adunanze e delle deliberazioni del comitato esecutivo
- Il libro delle adunanze e delle deliberazioni del collegio sindacale o del consiglio di sorveglianza o del comitato per il controllo della gestione
- Il libro delle obbligazioni
- Il libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee degli obbligazionisti
- Il libro degli strumenti finanziari emessi ai sensi dell'art. 2447 sexies c.c.
Tale obbligo quindi sussiste per le società a responsabilità limitata, società per azioni, società estere con sede secondaria sita in provincia di Roma, società in accomandita per azioni, società cooperative e società consortili.
La bollatura dei libri deve essere richiesta attraverso la compilazione del modello L2. I libri presentati vengono vidimati contestualmente alla presentazione, compatibilmente con il flusso di richieste pervenute nella giornata. Nel modello devono essere indicati gli estremi del documento dell'incaricato alla presentazione del libro.
Non vengono accettati libri con numerazione cancellata o modificata, le pagine non numerate all'inizio o alla fine del libro devono essere annullate con una barra trasversale. Anche i libri predisposti nel formato A3 a modulo continuo non saranno accettati.
Non esiste alcun obbligo di bollatura per:
- Imprese individuali
- Società di persone
- Consorzi con attività esterna
L'art. 8 della legge n. 383 del 18/10/2001, ha soppresso l'obbligo della bollatura, fermo restando l'obbligo della numerazione progressiva :
- Libro giornale
- Libro inventari
- Libri previsti dalla normativa fiscale
Pertanto per tali libri la bollatura è facoltativa.
Inoltre, l'Ufficio del Registro Imprese di Roma effettua la bollatura di REGISTRI PARTICOLARI previsti da leggi speciali. In questo caso al momento della richiesta della bollatura deve essere specificatamente indicata nel modello L2 e nell'ultima pagina del libro gli estremi della legge che prevede la tenuta del libro.
Modalità di ritiro
Il servizio di bollatura e vidimazione è immediato in caso di presentazione di un numero di pagine inferiore a 2.000; a seconda del picco di attività, tuttavia, l'ufficio potrà indicare la prima data utile per il ritiro.
I libri/registri vengono consegnati soltanto a persona munita della ricevuta di presentazione e di un valido documento di identificazione.
Registro di carico e scarico rifiuti
Con Circolare n. 1861 del 13/2/2008 il Ministero dell'Ambiente ha precisato che i Registri già vidimati dall'Ufficio delle Entrate possono essere utilizzati fino ad esaurimento.
I registri non vidimati già in uso presso le imprese non potranno più essere utilizzati dall’entrata in vigore del D.lgs N. 4 (13/02/2008), pertanto le imprese dovranno adottarne uno nuovo.
Dal 13/02/2008 i registri di carico e scarico rifiuti dovranno essere vidimati dalla Camera di Commercio territorialmente competente (D.lgs N. 4 del 16/01/2008) .
Costi e modalità di pagamento
I diritti di segreteria ammontano a:
- € 25,00 per ogni libro o registro previsto dalla normativa o tenuto volontariamente per il quale si chiede la bollatura all’Ufficio del Registro delle Imprese.
- € 10,00 per la vidimazione del “Registro Attività del Commissario Liquidatore di società cooperativa”.
- Il formulario di identificazione trasporto rifiuti è esente dal pagamento dei diritti di segreteria.
Il versamento dei diritti di segreteria può essere effettuato con le seguenti modalità:
- allo sportello esclusivamente tramite POS (bancomat, postamat, carta di credito esclusa American Express);
- sul sistema di pagamenti online, selezionando il servizio “Vidimazione” e indicando nella casuale "Vidimazione libri/registri, la tipologia dei libri/registri, il numero dei libri/registri, il numero delle pagine da bollare” e aggiungendo la denominazione dell’impresa e il codice fiscale.
In fase di erogazione del servizio verranno svolti gli accertamenti istruttori relativi all'impresa richiedente inerenti:
- la regolarità del pagamento del diritto annuale dell'ultimo quinquennio
- l’attività svolta
- l’ubicazione dell’esercizio
Nel caso in cui si dovessero riscontrare irregolarità, il servizio non potrà essere erogato.
Chi contattare per questo servizio?
Largo Cavour, 6 - 00053 Civitavecchia
Il servizio è erogato esclusivamente su appuntamento, da richiedere tramite:
- portale dedicato https://appuntamenti.rm.camcom.it per la sede di Roma
- email civitavecchia@rm.camcom.it per la sede di Civitavecchia
