L’art. 2215-bis c.c. prevede che “I libri, i repertori, le scritture e la documentazione la cui tenuta è obbligatoria per disposizione di legge o di regolamento o che sono richiesti dalla natura o dalle dimensioni dell'impresa possono essere formati e tenuti con strumenti informatici.
Le registrazioni contenute nei documenti di cui al primo comma debbono essere rese consultabili in ogni momento con i mezzi messi a disposizione dal soggetto tenutario e costituiscono informazione primaria e originale da cui è possibile effettuare, su diversi tipi di supporto, riproduzioni e copie per gli usi consentiti dalla legge.
I libri, i repertori e le scritture tenuti con strumenti informatici, secondo quanto previsto dal presente articolo, hanno l'efficacia probatoria di cui agli articoli 2709 e 2710 del codice civile”.
Il regime di dematerializzazione può, pertanto, trovare applicazione con riferimento a:
- scritture contabili obbligatorie ai fini civilistici, di cui all’art. 2214 del Codice Civile (libro giornale, libro degli inventari, ecc.);
- scritture contabili richieste dalla normativa tributaria (registri IVA, registro dei beni ammortizzabili, ecc.);
- libri sociali obbligatori di cui all’art. 2421 del Codice Civile (libro dei soci, libro delle adunanze e delle delibere delle assemblee, del consiglio di amministrazione, del collegio sindacale o dei revisori, ecc.).
Gli obblighi di numerazione progressiva, vidimazione e gli altri adempimenti previsti dalle disposizioni di legge o di regolamento per la tenuta dei libri, repertori e scritture, ivi compreso quello di regolare la tenuta dei medesimi, sono assolti, in caso di tenuta con strumenti informatici, mediante apposizione, almeno una volta all’anno, ( L. 12 luglio 2011 n. 106) a far data dalla messa in opera, della marcatura temporale e della firma digitale dell’imprenditore (o di altro soggetto dal medesimo delegato) con riferimento ai documenti contenenti le relative registrazioni.
Cos’è e come funzionaE’ un servizio innovativo che consente alle imprese di gestire e conservare digitalmente, in modo semplice ed efficace e con rilevante risparmio di costi, i libri d’impresa (sociali e contabili) e che sostituisce completamente la tradizionale modalità cartacea di tenuta, vidimazione, archiviazione e conservazione a norma dei libri, con pieno valore legale
Il servizio consente di:
- Gestire in modalità telematica la tenuta, l’archiviazione e la conservazione a norma dei libri;
- Utilizzare sistemi di pagamento elettronico per il versamento degli oneri connessi al servizio, nonché degli altri oneri dovuti, quali la Tassa di Concessione Governativa e l’imposta di bollo. Per questi ultimi, dovuti all’Agenzia delle Entrate, è necessario essere correntisti di IConto ed essere in possesso delle relative utenze. Mediante IConto sarà possibile procedere ai versamenti attraverso F24 precompilati
- Delegare i collaboratori dell’impresa o professionisti esterni ad utilizzare il servizio attraverso funzionalità specifiche che permettono di generare utenze collegate alla principale
- Accedere al servizio in mobilità anche da smartphone o tablet
- Rispettare le tempistiche previste dalla normativa per l’invio in conservazione dei libri d’impresa.
Sono esclusi dal servizio i registri di carico e scarico e i formulari identificazione trasporto rifiuti, che continueranno ad essere bollati normalmente su carta
A chi è rivoltoIl servizio è rivolto a tutte le tipologie di impresa (individuali, società di persone, società di capitali) con sede legale nella provincia di Roma.
CostiIl canone annuale è pari ad € 61,00 (50,00 + IVA) e comprende:
- La gestione di tutti i libri senza limiti di spazio disco né di numero massimo di libri;
- L’apposizione della marcatura temporale apposta automaticamente sui libri inseriti nell’archivio;
- La conservazione dei libri con pieno valore legale per un periodo di 10 anni dal loro inserimento.
Libri esclusi dal servizioSono attualmente esclusi dal servizio i formulari di identificazione trasporto rifiuti, i quali continueranno ad essere bollati normalmente su carta.
Come attivare il servizioCon pochi e semplici passaggi il titolare dell’impresa individuale o il legale rappresentante potrà:
- effettuare la registrazione al portale Libri Digitali con la propria identità digitale (smartcard, token USB, token wireless DigitalDNA o SPID);
- selezionare l’impresa indicando il codice fiscale dell’impresa ed il sistema recupererà i dati direttamente dal Registro delle Imprese;
- aprire la posta elettronica e scaricare il contratto che dovrà essere salvato in locale e firmato. Attenzione il documento per essere firmato non deve essere aperto!
- firmare digitalmente il contratto in formato pdf.p7m (CADES) e ricaricarlo nel portale per completare la registrazione;
- il sistema invierà il messaggio dell’avvenuta registrazione e tramite mail si avrà la conferma della stessa;
- al primo accesso, tramite SPID o CNS, effettuare il pagamento del canone annuo mediante l’utilizzo della piattaforma PagoPA;
Maggiori informazioni disponibili nel Video-Tutorial.
L’impresa riceverà la fattura per il servizio pagato.
Il rappresentante dell’impresa potrà accedere con la propria identità digitale per operare o per inserire la delega a soggetti di sua fiducia (dipendenti, professionisti, intermediari ecc.). Ogni delegato dovrà accedere al servizio tramite la propria identità digitale.
AssistenzaPer ulteriori informazioni, esclusivamente sulle modalità di utilizzo del servizio, è possibile:
- inviare una mail a assistenza.libridigitali@camcom.it
- chiamare il Call Center al n. 06/442.852.85 dalle 08:30 alle 15:30, dal lunedì al venerdì.
Ulteriori informazioniLa delega del legale rappresentante o del titolare di impresa può riguardare sia l’apposizione della firma digitale sui documenti sia l’inserimento dei libri.
Nel caso di modifica del legale rappresentante, quest’ultimo dovrà accettare le condizioni d’uso e confermare o meno le eventuali deleghe in essere
I documenti dovranno essere caricati nel portale in formato .pdf/A e firmati digitalmente in modo che il file conservi l’estensione .pdf (formato PADES)
La durata del canone è di un anno a partire dalla data di pagamento del servizio. Nel caso in cui, allo scadere dell’anno, il servizio non venisse rinnovato, sarà, comunque, possibile visualizzare i libri depositati per i successivi nove anni.
La Camera di Commercio, per ovvi motivi di riservatezza, non potrà mai accedere ai libri ed ai loro contenuti.
Scarica Manuale utente libri digitali (.pdf 5047kb)Scarica Nota sulla registrazione delle imprese (.pdf 217kb)
