Le Società sono tenute a presentare le domande all’Ufficio del Registro delle Imprese per via telematica o su supporto informatico (art. 31 legge 340/2000, modificato dalla legge 448/2001).
ComUnica
Dal 1 Aprile 2010 è obbligatoria la Comunicazione Unica (ComUnica) per la nascita dell’impresa da presentare all'Ufficio del Registro Imprese, sia per le ditte individuali che per le imprese costituite in forma societaria.
Tale procedura consente alle imprese la presentazione in formato digitale, per via telematica, delle domande di iscrizione, variazione e cessazione contemporaneamente al Registro Imprese, Inps, Inail e Agenzia delle entrate ( art 9 del D.L. 07/2007 conv. la Legge 40/2007).
Pratica presentata per via telematica
Le domande e denunce predisposte in formato digitale devono essere inviate per via telematica attraverso il sistema Telemaco. Per essere abilitati alla trasmissione è necessario:
- avere preventivamente sottoscritto una convenzione Telemaco Pay con la CCIAA di Roma con apposito modello.
Tale convenzione potrà essere trasmessa, in alternativa allo sportello, alla Società InfoCamere via fax al numero 199724688 o inviata al seguente indirizzo di posta elettronica registrazione.tpay@infocamere.it, in quest’ultimo caso dovrà essere sottoscritta con firma digitale.
A seguito della registrazione della convenzione presso InfoCamere, verrà attribuita all’utente una user-id e una password per l’accesso al servizio (da modificare in occasione del primo accesso al servizio per motivi di sicurezza) oppure
- avere aderito ad una convenzione nazionale stipulata con un ordine professionale o con una associazione di categoria.
Pratica predisposta su supporto informatico
Le domande e le denunce predisposte in formato elettronico e sottoscritte con firma digitale, possono essere memorizzate su supporto informatico.
La presentazione su supporto informatico (floppy/cd) delle domande digitali di iscrizione e di deposito relative alle società, può essere effettuata su appuntamento esclusivamente per i giorni lunedì e giovedì dalle ore 13,30 alle ore 15,00 (si ricorda che il pagamento dei diritti di segreteria e dell'imposta di bollo deve essere effettuato sul c/c postale n. 332007) che può essere fissato telefonicamente al numero 06/52082255 dal lunedì al venerdì dalle ore 8,45 alle ore 12,30.
Il deposito su supporto informatico oltre a far venire meno i benefici dell’invio telematico ha tempi più lunghi di istruttoria e non consente di ottenere la lavorazione immediata allo sportello della domanda o denuncia presentata.
Modalità di sottoscrizione dei modelli inviati per via telematica o su supporto informatico
La "distinta" è la parte del modulo informatico in cui deve essere indicato il soggetto obbligato alla presentazione della domanda/denuncia (notaio, amministratore, rappresentante legale, ecc.), ovvero il soggetto incaricato della presentazione della stessa ai sensi dell’art. 31, comma 2-quater e 2-quinquies, legge n. 340/2000, ed alla quale va apposta la firma digitale. Nella trasmissione telematica la distinta va sottoscritta digitalmente dall’intermediario, qualora questi sia un soggetto diverso dall’obbligato, al fine dell’accettazione della dichiarazione di domiciliazione.
I soggetti obbligati sottoscrivono digitalmente la distinta utilizzando il dispositivo di firma digitale.
Qualora i soggetti obbligati non siano ancora in possesso di firma digitale o, seppure muniti, siano impossibilitati a provvedere, potranno presentare le domande, le denunce e gli atti al registro Imprese tramite un intermediario che ne sia provvisto. In tal caso dovrà essere allegato all’istanza lo specifico modello di "Procura speciale, domiciliazione e dichiarazioni sostitutive dell’atto di notorietà" firmato digitalmente dall’intermediario.
All’istanza vanno altresì allegate le copie informatiche, firmate digitalmente dall’intermediario, dei documenti di identità validi di ciascuno dei soggetti che hanno apposto la firma autografa sul modello Procura.
Atti da allegare alla domanda o denuncia telematica o su supporto informatico
Alle domande o denunce al Registro Imprese o REA devono essere allegati gli atti soggetti per legge a iscrizione o al deposito. L’utente può richiedere, successivamente all’iscrizione dell’atto, "copie integrali o parziali degli atti" inseriti nell’archivio ai sensi dell’art. 24 del DPR n.581/1995.
Devono essere altresì allegati, con l’osservanza delle forme previste dalla legge, gli atti di natura privata che comprovano l’attività svolta (ad es. copia della lettera d’incarico di agente di commercio). Non è necessario allegare atti provenienti da pubbliche amministrazioni (licenze, autorizzazioni, ecc.) i cui estremi vanno dichiarati sui modelli.
Gli atti, diversi dal Bilancio, in formato elaborabile per i quali sussiste l'obbligo di deposito presso il Registro delle Imprese sono rappresentati come documenti informatici redatti secondo le specifiche XML definite dal CNIPA ( Art. 6 del D.P.C.M. 10/12/2008)
Tali atti si allegano all'istanza d'iscrizione e costituiscono i documenti destinati alla pubblicazione nell'archivio degli atti del registro delle imprese ai sensi del D.P.R. 581/1995.
Nelle more della definizione delle specifiche XML, l'interessato dovrà allegare all'istanza presentata all’Ufficio del Registro delle Imprese un documento informatico in formato PDF/A con il contenuto dell'atto, anche senza immagini ottenute dalla scansione di documenti cartacei. L’Unione delle Camere di Commercio, ha infatti precisato con la Circolare n. 2991 del 24/02/2009, che in attesa delle specifiche tecniche del formato XML, gli obbligati alla presentazione degli atti al Registro delle Imprese devono allegare alla domanda di iscrizione i documenti in formato PDF/A. Inoltre, tale formato deve essere richiesto solo per gli atti notarili e per gli altri documenti che possono essere considerati come atti. Quindi, tale formato non è necessario per gli allegati, per i documenti giustificativi o a comprova presentati in copia né per i documenti relativi al R.E.A..
Le date in cui si renderanno disponibili le specifiche XML sono comunicate dal CNIPA al Ministero dello sviluppo economico, il quale provvede a renderle pubbliche mediante avviso da inserire nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana
Il PDF/A è uno standard internazionale (ISO19005) che consente l’archiviazione di documenti elettronici nel lungo periodo.
Lo standard attualmente riconosciuto e approvato è lo standard PDF/A-1.
Le informazioni sulla predisposizione dei documenti elettronici in formato PDF/A sono disponibili sul sito www.registroimprese.it – sezione Comunicazione Unica – Sportello Pratiche o sul sito webtelemaco.infocamere.it . Sullo stesso sito web nella sezione Software – Strumenti è disponibile il servizio per la verifica di conformità alle specifiche PDF/A di un documento. La verifica effettuata è analoga a quella eseguita dall'Ufficio del Registro delle Imprese della Camera di Commercio.
Per ulteriori informazioni sul formato elettronico da utilizzare per la presentazione degli Atti diversi dal Bilancio consultare la scheda informativa
Gli atti devono essere contenuti in un file sottoscritto digitalmente dai soggetti obbligati, come di seguito specificato:
ATTI PUBBLICI
Va allegato alla pratica un file contenente l’atto pubblico sottoscritto digitalmente, utilizzando il dispositivo di firma digitale, dal notaio con l’osservanza delle forme e delle modalità richieste dalla legislazione vigente per la presentazione alla pubblica amministrazione di istanze trasmesse per via telematica o comunque redatte su supporto informatico. Le copie informatiche predisposte dai notai devono essere autenticate in conformità alle disposizioni di cui all’art. 23 del D.Lgs. n. 82/2005. In particolare dette copie informatiche dovranno essere autenticate dal notaio ai sensi degli artt. 2714 e 2715 cod. civ., con apposizione della seguente formula di autenticazione in calce alla copia informatica: "Copia su supporto informatico conforme al documento originale formato su supporto cartaceo, ai sensi dell’art. 23 commi 3, 4 e 5 del D.Lgs. 82/2005, che si trasmette ad uso Registro Imprese"
SCRITTURE PRIVATE AUTENTICATE
Per quanto riguarda le scritture private autenticate, valgono le medesime regole previste per gli atti pubblici, per cui in forza dell’art. 31 della legge 340/2000, il notaio è legittimato a presentare le relative domande di iscrizione, ivi compresa la cancellazione a seguito dello scioglimento senza messa in liquidazione.
SCRITTURE PRIVATE NON AUTENTICATE
Atti soggetti ad iscrizione (es. progetti di fusione e scissione, atti costitutivi/modificativi di società semplici).
Va allegato alla pratica un file contenente il progetto di fusione/scissione sottoscritto digitalmente, utilizzando il dispositivo di firma digitale, dal soggetto obbligato/legittimato o dall’eventuale procuratore speciale con l’osservanza delle forme e delle modalità richieste dalla legislazione vigente per la presentazione alla pubblica amministrazione di istanze trasmesse per via telematica o comunque redatte su supporto informatico. Nello stesso documento, dovrà essere riportata la dichiarazione di conformità all’originale: "Copia su supporto informatico conforme al documento originale formato su supporto cartaceo, ai sensi degli articoli 38 e 47 del D.P.R.445/2000, che si trasmette ad uso Registro Imprese" .
Verbali e decisioni non soggetti a iscrizione o deposito (es. atti di nomina, ecc.)
Va allegato alla pratica un file contenente il verbale (anche mediante estratto dal libro verbali), sottoscritto digitalmente, utilizzando la smart card, dal soggetto obbligato/legittimato o dall’eventuale procuratore speciale con l’osservanza delle forme e delle modalità richieste dalla legislazione vigente per la presentazione alla pubblica amministrazione di istanze trasmesse per via telematica o comunque redatte su supporto informatico.
Nell’atto non è richiesta l’indicazione della dichiarazione di conformità del documento all’originale in quanto il documento viene richiesto ai soli fini istruttori, né l’indicazione della modalità di assolvimento virtuale del bollo
Verbali e decisioni soggetti a iscrizione o deposito, bilanci di esercizio, bilanci finali di liquidazione e situazioni patrimoniali di consorzi
Va allegato alla pratica un file contenente il documento sottoscritto digitalmente, utilizzando il dispositivo di firma digitale, dal soggetto obbligato/legittimato o dall’eventuale procuratore speciale con l’osservanza delle forme e delle modalità richieste dalla legislazione vigente per la presentazione alla pubblica amministrazione di istanze trasmesse per via telematica o comunque redatte su supporto informatico. Nello stesso documento, vi dovrà essere la dichiarazione di conformità all’originale: "Copia su supporto informatico conforme al documento originale formato su supporto cartaceo, ai sensi degli articoli 38 e 47 del D.P.R. 445/2000, che si trasmette ad uso Registro Imprese" oppure "Il sottoscritto (cognome e nome) dichiara che il presente documento informatico è conforme a quello trascritto e sottoscritto sui libri sociali della società"
Provvedimenti giudiziari e atti rilasciati da altre autorità (es. certificato di morte, certificato di iscrizione della società estera, ecc.)
Va allegato alla domanda un file contenente il documento (scannerizzato) sottoscritto digitalmente, utilizzando il dispositivo di firma digitale, dal soggetto obbligato/legittimato o dall’eventuale procuratore speciale con l’osservanza delle forme e delle modalità richieste dalla legislazione vigente per la presentazione alla pubblica amministrazione di istanze trasmesse per via telematica o comunque redatte su supporto informatico.
Nello stesso documento ovvero nel modulo NOTE, vi dovrà essere la dichiarazione di conformità all’originale: "Copia su supporto informatico conforme al documento originale formato su supporto cartaceo, ai sensi dell’articolo 19 del D.P.R. 445/2000, che si trasmette ad uso Registro Imprese" .
Obbligo dell'indirizzo di posta elettronica certificata
Dal 29 novembre 2008 le imprese costituite in forma societaria sono tenute a indicare il proprio indirizzo di posta elettronica certificata nella domanda di iscrizione al Registro delle Imprese.
L'obbligo riguarda sia le imprese di nuova iscrizione che le imprese già esistenti, le quali devono provvedere entro il 29 novembre 2011 (termine prorogato al 30 giugno 2012) .
L'art. 16 comma 6 del Decreto Legge n. 185 del 29/11/2008 pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 280 S.O. convertito con modifiche dalla legge n. 2 del 28/01/2009 pubblicata nella Gazzetta Ufficiale n. 22 del 28/01/2009 S.O. recita:
"Le imprese costituite in forma societaria sono tenute a indicare il proprio indirizzo di posta elettronica certificata nella domanda di iscrizione al registro delle imprese o analogo indirizzo di posta elettronica basato su tecnologie che certifichino data e ora dell'invio e della ricezione delle comunicazioni e l'integrità del contenuto delle stesse, garantendo l'interoperabilità con analoghi sistemi internazionali.
Entro tre anni dalla data di entrata in vigore del presente decreto tutte le imprese, già costituite in forma societaria alla medesima data di entrata in vigore, comunicano al registro delle imprese l'indirizzo di posta elettronica certificata. L'iscrizione dell'indirizzo di posta elettronica certificata nel registro delle imprese e le sue successive eventuali variazioni sono esenti dall'imposta di bollo e dai diritti di segreteria."
Ciò premesso, le domande d'iscrizione al Registro Imprese, relative alle imprese costituite in forma societaria, devono contenere l'indicazione dell'indirizzo di posta elettronica certificata della società.
Inoltre, le imprese già costiutite in forma societaria alla data di entrata in vigore del decreto legge n. 185/2008 devono comunicare l'indirizzo di posta elettronica certificata dal Registro Imprese entro tre anni dall'entrata in vigore dello stesso decreto (29.11.2011).
La domanda relativa all'iscrizione dell'indirizzo di Posta Elettronica Certificata e le sue successive eventuali variazioni sono esenti dal pagamento dell'imposta di bollo e dei diritti di segreteria.
Il Ministero dello Sviluppo Economico ha precisato con la Circolare n. 3645/C del 03.11.2011 che i soggetti obbligati sono i seguenti:
• le società di capitali e di persone
• le società semplici
• le società cooperative
• le società in liquidazione
• le società estere che hanno in Italia una o più sedi secondarie.
Inoltre, il Ministero dello Sviluppo Economico nella stessa circolare ha evidenziato che il mancato rispetto di tale termine comporta l'applicazione delle sanzioni previste dall'art. 2630 del Codice Civile in capo al legale rappresentante dell'impresa costituita in forma societaria.
L'indirizzo di Posta Elettronica Certificata può essere rilasciata dai Gestori iscritti nell'Elenco Pubblico previsto dal D.P.R. 68/2005 tenuto da DigitPa - Ente nazionale per la digitalizzazione della Pubblica Amministrazione.
Per maggiori informazioni sui Gestori iscritti nell'Elenco Pubblico, sulla Posta Elettronica Certificata, la sua validità legale e il suo utilizzo, è possibile consultare il sito www.digitpa.gov.it/pec .
La "PEC del cittadino" (riconoscibile dal dominio @postacertificata.gov.it) non può essere utilizzata dall'impresa come indirizzo elettronico e pertanto non può essere iscritta al Registro Imprese.
La domanda di Comunicazione Unica da presentare telematicamente al Registro Imprese per comunicare l'indirizzo PEC, può essere effettuata utilizzando gli applicativi informatici ComUnica Fedra e ComUnica Starweb o attraverso altri software compatibili.
ComUnica Fedra e ComUnica Starweb sono disponibili gratuitamente sul sito www.registroimprese.it.
Inoltre, è possibile utilizzare la procedura semplificata presente sul sito www.registroimprese.it che consente al legale rappresentante della società, in possesso di dispositivo di firma digitale, di comunicare la PEC direttamente al Registro Imprese. Se il legale rappresentante della società è in possesso di firma digitale, si consiglia di utilizzare questo strumento per effettuare l'adempimento in modo semplice e veloce.
Per le modalità di predisposizione e presentazione della domanda da inviare al Registro delle Imprese con ComUnica Fedra, ComUnica Starweb o altri software compatibili, è necessario che il rappresentante legale/amministratore della società, il professionista incaricato (commercialista iscritto nella sezione A dell'Albo dei dottori commercialisti ed esperti contabili) e il procuratore speciale/delegato si attengano alle indicazioni illustrate nella "Guida alla compilazione della pratica di Comunicazione Unica per la dichiarazione della PEC delle società" predisposta dall'Ufficio del Registro delle Imprese di Roma.
Abolizione Libro Soci e Deposito Annuale Elenco Soci per le S.r.l.
L'art. 16 del D.L. 185/2009 convertito dalla Legge 2/2009 ha abolito il libro soci e il deposito annuale dell'elenco soci per le Società a Responsabilità Limitata e per le Società Consortili a Responsabilità Limitata.
Gli effetti relativi all'iscrizione nel libro soci dei trasferimenti di quote saranno sostituiti dall'iscrizione nel Registro delle Imprese, non solo nei confronti dei terzi ma anche nei confronti della società.
Entro il 30 marzo 2009, gli amministratori delle società a responsabilità limitata e delle società consortili a responsabilità limitata (con esclusione delle società cooperative a resp. lim.) devono presentare all'Ufficio del Registro delle Imprese un'apposita dichiarazione per integrare le risultanze del Registro delle Imprese con quelle del libro soci, e in particolare per comunicare la compagine sociale aggiornata con le informazioni relative al domicilio di ciascun socio e ai versamenti sulle singole quote.
Tale dichiarazione va presentata in formato digitale con il modello B e allegato l'Int. S ed è esente da ogni imposta e tassa se presentata entro il termine del 30 marzo 2009.
La dichiarazione di integrazione delle risultanze del Registro Imprese con quelle del libro soci va predisposta ed inviata seguendo le indicazioni contenute nel Manuale Operativo predisposto dalle Camere di Commercio in conformità alle linee interpretative di Unioncamere (Circolare n. 2453 del 11/02/2009).
La versione aggiornata della modulistica informatica da utilizzare per questo adempimento è disponibile sul sito www.registroimprese.it – sezione Comunicazione Unica – Sportello Pratiche (Telemaco)
Per la predisposizione e l’invio delle pratiche telematiche consultare la Guida online “Istruzioni per l’iscrizione e il deposito degli atti al Registro delle Imprese”
Cosa fare per accedere al servizio
La pratica digitale
Preparazione delle pratica digitale
Per la preparazione della pratica digitale occorre essere muniti di hardware e software di seguito specificato:
- Personal computer con collegamento a internet e casella di posta elettronica
- Lettore smart card
- Dispositivo di firma digitale
- Software Fedra/Fedra Plus (distribuito gratuitamente da InfoCamere s.c.p.a. sul sito http://web.telemaco.infocamere.it o programma compatibile)
- Software di firma digitale (ad es. Dike distribuito gratuitamente da InfoCamere s.c.p.a. sul sito www.firma.infocert.it)
- Scanner o software di conversione del formato dei documenti
Requisiti minimi di ricevibilità della pratica telematica o su supporto informatico
La domanda viene protocollata se sussistono i seguenti requisiti di ricevibilità:
- Sottoscrizione mediante apposizione di firma digitale
- Validità della firma digitale
- Istanza compilata con il software Fedra/Fedra Plus o con altro programma informatico compatibile e conforme alle specifiche tecniche indicate sul sito http://web.telemaco.infocamere.it
- Copia dell’atto quando richiesto
- Codice fiscale
- Numero REA correttamente collegato al codice fiscale dell’impresa già iscritta
- Competenza territoriale della C.C.I.A.A.
Numeri telefonici e siti internet
FEDRA con firma digitale
Informazioni Call Center CCIAA di Roma 800 800 077
Scaricare il programma http://web.telemaco.infocamere.it
Assistenza sul programma 199502010
TELEMACO
Dal 2 gennaio 2013 è attivo il numero 06-64892828 con operatore dal lunedì al venerdì dalle ore 9.00 alle ore 18.00, tranne i festivi, per l’assistenza specialistica sulla predisposizione delle pratiche telematiche per il Registro Imprese nonché per le informazioni sullo stato dell’istruttoria.
Informazioni istruttoria pratiche telematiche Imprese individuali:
ditteindividuali.ri@rm.camcom.it e denuncerea@rm.camcom.it
Assistenza Telemaco 199502010
punto informativo, manuali di istruzioni e altre informazioni web.telemaco.infocamere.it
CARTA NAZIONALE DEI SERVIZI
